怀化学院会议费管理办法(试行)

[ 作者: 怀化学院    出自:    发表时间: 2016-05-30   点击: 781 ]

关于印发《怀化学院会议费开支管理办法(试行)》的通知

各单位:

《怀化学院会议费开支管理办法(试行)》已经学校研究通过,现予以印发,请认真学习并遵照执行。

怀化学院

2016520

  怀化学院会议费管理办法(试行)

怀院发【2016】33号

第一章   总则

    第一条  为加强学校会议管理,规范会议费支出行为,节约会议开支,按照《湖南省财政厅关于印发〈湖南省省直机关会议费管理办法〉的通知》(湘财行〔201417号)规定结合我校实际情况,制定本办法。

第二条  学校会议经费实行预算控制的管理制度,严格控制会议数量、会期、规模和费用,注重会议质量,提高会议效率。

第三条  各单位举办会议应该与学校教学、科研、管理活动紧密相关,经费的使用应与所举办的会议具有相关性。

第四条  本办法适用于我校各单位用学校预算资金举办的各类会议(不包括校内工作会议)。学校接受委托承办的会议,并由委托方拔付会议费的,会议费管理按委托方经费预算及要求执行;学校向参会人员收取会议费的,实行“收支两条线”管理并以收抵支。

第二章 会议经费管理

第五条  会议经费预算实行审批管理。会议经费预算具体审批权限按下表执行:

                      会议审批一览表

会议预算总金额

审批权限

经费主管部门

分管校领导

分管财务校领导

校长

1万以下

1万—3(1)

3万以上(含3万)

第六条  会议经费实行会前预算、综合定额控制的管理办法。会议举办单位在会前一周填制《怀化学院会议经费预算表》(格式见附件1)编报会议经费预算,列明会议的主办单位、校外协作单位、会议名称、主要内容、会议时间、会议地点、代表人数、工作人员数、会议开支项目、会议经费来源等。会议预算经计财处审核后,按第五条规定的审批权限进行审批。会议预算执行中原则上不得突破,如突破预算,需按原程序报批。

第七条  会议尽量在校内召开,尽量使用学校内部的会场和车辆,不得在旅游风景名胜区度假村、宾馆、饭店等场所召开会议。对不符合会议地点要求的会议费,计划财务处不予报销。

第八条  会议举办单位应严格按照批准的会议规模和会期召开会议,工作人员控制在会议代表的10%以内。

第九条  收取会务费时必须开具计划财务处提供的合法票据,收取的会务费、票据存根和记账联应及时交计划财务处入账,不得坐支现金。

第十条  各单位不得委托旅行社等中介机构代办各类会议。

第三章  会议费开支范围、开支标准与支出管理

第十一条  会议费开支范围包括会议文件资料印刷费、会议材料费、交通费、场地租赁费等;按规定开支的伙食补助费、住宿费;会议聘请专家的咨询费及演讲费以及其他相关费用。

第十二条  会议费除劳务费外,其他开支实行综合定额控制,综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内据实报销。综合定额标准为400/人·天,其中伙食补助费100/人·天,住宿费240/人·天,其他费用60/人·天。

(一)会议住宿费在定额控制标准内凭发票报销。会议代表住宿原则上两人一个标准间。会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。

(二)会议餐费票据应与会议议程中就餐地点相符。就餐地点与会议议程不符的票据不予报销。

(三)会议费定额控制标准中“其他费用”包括:会议文件资料印刷费、会议材料费、交通费、场地租赁费等。

第十三条  会议劳务费(专家咨询费、演讲费)发放标准按照学校相关规定执行。会议期间发生的劳务费必须单独列支,且须附专家工作单位、职称、联系方式和签字,不得代签代领。校内专家咨询费及工作人员补助必须入银行卡结算。

第十四条  会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不提供水果,不发笔和笔记本。确需配发文件袋的,应选用一次性纸质文件袋或简易塑料文件袋,严禁配发高档文件袋或公文包。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产;不得组织旅游以及与会议无关的参观活动;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;严禁列支公务接待费等与会议无关的其他费用;严禁套取会议费设立“小金库”。

第十五条  各单位在会议结束后应及时汇总票据,填写《怀化学院费用报销单》,于会议结束后一次性办理报销手续。会议费用在预算内严格按开支范围、开支标准凭发票报销,对超范围、超标准开支的费用一律不予报销。

第十六条  会议费报销时应提供下列材料:

(一)经批准的《怀化学院会议经费预算表》、《费用报销单》

(二)会议通知、会议议程;

(三)实际参会人员签到表;

(四)会议服务单位提供的费用原始票据、清单(须加盖服务单位财务专用章)。

第十七条  会议举办单位对会议费管理承担监管责任;会议举办负责人是会议费使用直接责任人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。

第十八条  各单位应切实加强会议费管理,会议费应遵循“收支两条线”的原则,对于未及时上缴学校而形成“小金库”及其他违反财经纪律的行为,由会议举办负责人承担责任。严禁列支与会议无关的费用,对于弄虚作假、举办虚假会议,虚列会议支出套取现金等违法违规行为,将按照有关规定严肃处理。

第四章 附则

第十九条  本办法由计划财务处负责解释。

第二十条  本办法自发布之日起施行。其他有关会议费管理规定与本办法不一致的,按照本办法执行。

   

怀化学院办公室                                  2016年5月20印发

怀化学院会议费预算审批表.xls

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