怀化学院会计电算化管理办法

[ 作者: 计财处    出自: 计财处   发表时间: 2012-06-01   点击: 1574 ]

怀院发[2010]35

为了加强对会计电算化工作的管理,明确会计人员的操作规程,做到有据可依,有章可循,依据财政部颁发的《会计电算化工作规范》和《会计电算化管理办法》,结合学校实际,特制定本规范。

第一章  操作管理

第一条 会计电算化操作人员岗位职责

(一)       系统管理员:系统管理员对整个系统的运行负责,其主要职责

包括:

1、负责会计软件运行环境的建立,以及系统建立时的各项初始化工作。

2、负责系统维护和会计软件的日常管理工作,督促并保证系统的有效、

安全、正常运行,在系统发生故障时,及时组织有关人员恢复系统的正常运行。
    3
、负责打印帐表和系统数据备份、每天进行系统更新、按学费标准录入应收款等工作。按规定每日进行双份数据备份,一月进行一次数据刻录。每三月打印一次总帐和明细帐。

4、根据处长指示负责设置操作人员相应权限 。

5、负责学费标准的录入、会计科目二级及以上明细科目的设置。
6
、系统管理员可调用所有的功能,但不允许调用系统的原程序和有关的技术资料

(二)软件操作员:软件操作员应由经过计算机培训的会计岗位人员担任,对所调用功能的安全运行负有一定的责任,其主要职责为:
    1
、收费科收费会计:根据录入后的应收款项打印学杂费票据,交出纳收款。

2、审核会计:按财务制度及软件操作说明审核原始票据,制作公积金、

医保、工资数据及记帐凭证、录入预算、自检核对(包括各类代码的合法

性,摘要的规范性、会计科目的合理性和数据的准确性)。

3、复核会计:复核会计对会计凭证、公积金、医保、工资、预算逐笔复核,发现错误后应立即退给审核会计进行修改。下班前,将当日所有的凭证复核后通知记帐会计记帐。

4、出纳:根据复核无误的票据,打印记帐凭证,并进行款项收付或录入网银数据和信息。

5、网银一级授权会计:根据复核无误的记帐凭证对出纳录入的数据和信息逐笔复核。

6、网银二级授权会计:根据网银一级授权会计复核的资料进行审批并付款。

7、国库集中支付初审会计:根据复核无误的记帐凭证进行数据信息录入。

8、国库集中支付复核会计:根据复核无误的记帐凭证对初审会计录入的数据信息逐笔复核。

9、严格按照软件操作说明进行操作,操作过程中,发现故障应及时报

告系统管理员。
10
、不能调用非自己权限的功能。

第二条 会计电算化操作人员操作权限:
1
、系统管理员具有综合管理权限并指导其他会计人员操作,但未经处

长审批同意不得擅自修改变更其他会计人员已录入的数据和事项,不直接制作会计凭证和付款。不允许随意增删和修改数据、原程序和数据库文件。
  2、审核会计应严格按照审核无误后原始凭证输入数据,不得擅自修改凭证数据,如发现差错,已输入计算机的数据在记帐前发现错误,可按凭证修改要求和程序进行数据修正;如在记帐后发现差错,必须另做凭证,以红字冲销。
    3
、复核会计具有复核权限,不允许录入和修改凭证。
    4
、出纳打印记帐凭证,并根据记帐凭证进行款项收付或录入网银数据和信息。
   
第三条 操作人员要求:
    1
、系统管理员、审核会计、复核会计及其他经过系统管理员允许的人员有权上机操作运行系统。
    2
、非指定人员不能上机运行系统,与业务无关人员及脱离会计岗位人员不能上机运行系统。
    3
、系统操作运行人员须经培训合格后方能上机运行系统。

第四条 操作规程:
1
、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操

作密码要严格管理,系统管理员、操作人员要每月更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件。
    2
、操作人员在上机操作前后,应进行上机操作登记,填写姓名、上机时间、操作内

容和密码,供系统管理员核实。做好上机日志和修改日志登记工作。
3
、操作人员的操作密码应注意保密,不得泄露。
4
、操作人员必须严格按权限进行操作,不得越权或擅自上机进行操

作。
5
、操作人员离开电脑前,应执行相应命令退出会计软件,防止他人

误操作及突然停电等原因造成会计软件的破坏。
6
、不经系统管理员同意,不能使用来历不明的软盘和进行各种非法

拷贝工作,以防止计算机病毒的传入。

第二章 计算机硬件、软件和数据管理

第五条 保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止发生意外事故。
   
第六条 确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份。  

第七条 对正在使用的会计软件进行修改、升级和硬件更换过程中,要保证会计数据的连续性和安全性,并由有关人员进行监督。
   
第八条 健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性。
   
第九条 健全必要的防治计算机病毒的措施,定期对计算机进行病毒检测,一经发现,及时进行清除病毒工作,保证计算机的安全运行。

第三章 会计电算化系统的档案管理

第十条 档案管理员:应由符合档案管理要求的人员担任,其主要职责为:

1、负责系统的各种开发档案,系统软盘及各类数据软盘,各类证、帐、表备份的存

档保管工作。

2、按规定期限向各类人员催收备份数据及存档数据。

3、及时将打印出的会计帐簿和会计报表等会计资料装订成册。
第十一条 记帐凭证的生成与管理
1
、记帐凭证由审核报帐会计将原始凭证录入到计算机,自动生成凭证号,复核员对

记帐凭证进行复核,复核无误后由出纳打印输出记帐凭证,并通知记帐员记帐。记帐凭证上应有录入人员的签名或盖章,复核人员的签名或盖章,出纳人员的签名或盖章。收付款凭证还应有出纳人员的签名或盖章和领款人员的签名或盖章。
   2
、打印生成的记帐凭证应视同手工填制的记帐凭证,按《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
   
第十二条 会计帐簿、报表的生成与管理
   1
、日记帐可按天打印,一般帐簿按月、季、年打印。
   2
、现金、银行存款可采用打印输出的活页帐页装订,或仍使用订本式手工帐。
   3
、对打印出的会计帐簿和会计报表等需要保存的会计资料及时装订成册入档。
   
第十三条 关于磁介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁介质及其他介质,在未打印成书面形式之前,应妥善保管并留副本,并视同会计资料进行保存,直到其中会计信息完全过时为止。
   
第十四条 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。一份存放档案室,一份由系统管理员保存。
   
第十五条 采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失。
   
第十六条  本规定由计财处负责解释。
   
第十七条  本规定自发布之日起实施。

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